Attól függetlenül, hogy már meglévő konferenciatermet szeretnénk felújítani, vagy egy teljesen újat szeretnénk kiépíteni, biztosak lehetünk benne, hogy nem lesz könnyű dolgunk. A tökéletes konferenciateremhez tervezés és kiváló megvalósítás egyaránt szükséges. Cikkünkben ehhez fogunk segítséget nyújtani.

Az általános tárgyalótermek úgy vannak berendezve, hogy középen található egy asztal, körülötte székekkel. Ez tökéletes megoldás, ha csoportos tárgyalásra fogjuk használni a termet. Ha interjúkat fogunk itt készíteni, lefolytatni, akkor elég lehet csak egy kisebb asztal, a székek pedig 2 oldalán, egymással szemben elhelyezve.

Ha többfunkciós termet akarunk kialakítani, akkor jó megoldás lehet a többfunkciós berendezések használata. Olyan asztalt kell pl. vásárolni, amely mindegyik célnak megfelelő, és könnyedén átalakítható.

A terem méretét is célszerű a betöltendő funkcióhoz igazítani. Ha csoportos tárgyalások fognak zajlani itt, akkor nagyobb hely kell. Ha előadások lesznek, akkor az előadónak kell több helyet biztosítani.

Sokat lehet javítani az elrendezésen a tárgyalóasztal helyes megválasztásával. A kör alakú, vagy négyzetes asztalok tökéletesek kisebb helyekre, nagyobb termekhez viszont ajánlatos lehet hosszú asztalt beszerezni, hogy kihasználjuk a terem nyújtotta lehetőségeket.

Ha hosszabb tárgyalásokat, értekezleteket várunk, akkor az asztalokba áramforrást is integrálhatunk, vagy olyan asztalt válasszunk, melyben már benne vannak a konnektorok, hogy ne kelljen ezzel később bajlódni.

A székeket úgy kell megválasztani, hogy azok kényelmesek legyenek, akkor is, ha hosszú órákat kell majd eltölteni rajtuk.

A modern konferenciatermek elengedhetetlen kelléke a tábla, vagy akár a vetítővászon és a projektor is. Ha úgy gondoljuk, hogy szükség lesz ezekre a tárgyalásokhoz, akkor ezeket célszerű a legelején megtervezni, mert később már problémás lehet hozzáadni a meglévő kialakításhoz.