Egy konferencia megszervezése nem könnyű feladat. Ha nagy létszámú konferenciáról van szó, az egész folyamat akár hónapokig is eltarthat, és ez idő alatt gyors döntésekre, elhatározásokra van szükség. Tapasztalat nélkül az egész folyamat bonyolultnak tűnhet, úgyhogy néhány tippel szeretnénk szolgálni, ha most szervezed első konferenciádat, akkor jó helyen jársz.

• Tervezz előre: Az első lépés, hogy kitaláld, hány ember lesz jelen, hol lesz tartva, milyen lehetőségek lesznek a konferencián. Érdemes minden részletet előre kitalálni, mert mindenképpen fognak problémák, nem várt dolgok felmerülni, elég lesz azokat gyorsan megoldani, ne kelljen olyanokkal is foglalkozni, amit előre meg lehet tervezni.
• Üzleti terv készítése: Ha nem áll rendelkezésedre végtelen mennyiségű pénz, akkor érdemes előre eltervezni, mi mennyibe fog kerülni, mire mennyi pénzt szánsz, hogy mindenre maradjon erőforrás.
• Alkalmazottak, segítők: Ha megvan, hogy mit szeretnél csinálni, és mennyibe kerül, akkor a következő lépés az, hogy fogadj magad mellé olyanokat, akik segítségedre lesznek a folyamatban.